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條碼技術打造現代化醫藥物流和醫藥營銷體系

近年來,當被稱作第三利潤源的第三方物流大行其道的時候,醫藥物流卻背道而馳。有資料顯示,目前國內藥品批發行業的平均毛利為12.6%,平均費用卻占到12.5%;2002年1-9月,我國醫藥 商業平均純利潤率僅有0.59%。而全美醫藥批發行業的平均毛利為5%,平均費用只占到3%-4%,平均 商業利潤率卻達1%-2%。

屋漏偏逢連夜雨,目前醫藥物流和營銷一體的情況下,目前國內醫藥物流企業面臨的主要問題有三個,其一,物流成本居高不下,導致藥品價格昂貴,企業利潤低。其二,由于物流信息的滯后,導致真實的銷售數據反饋困難,串貨現象嚴重,應收賬款數額巨大。其三,為滿足GSP達標,疲于應付,作業過程及單據填寫繁復,對市場開拓,新品種代理放松。以天津某著名醫藥公司為例,該公司回款及時率只有22%,而由串貨所帶來的損失大約在每年二千萬人民幣左右。

這樣的現狀是否可以得到改善呢?以武漢九洲通醫藥有限公司為例,我們得到了肯定的答案。那就是,以條碼為紐帶,依托企業EDI信息交互平臺,建立物流和 營銷信息系統。該系統從藥品生產開始,直到藥品到達 零售商或醫院藥房結束,以物流過程為主線,通過掌握物流的情況,跟蹤產品的銷售過程,實現防串貨控制和回款控制,采用條碼識別做為數據采集的手段,提高勞動效率,大大降低差錯率,從而降低企業物流成本。通過EDI信息平臺,實現單據的電子化。


醫藥領域使用的條碼是多種多樣的,而真正能夠起到作用的并不是我們可以在藥品外包裝上看到的EAN-13碼。藥品外包裝上的條碼只是商品標識碼,就像所有的商品包裝上使用的條碼一樣。對于同種商品,無論何時何地生產,只要廠商不變,產品規格不變,產品條碼就不變。這顯然不適用于產品屬性較多的藥品標識,同時在物流過程中為確保產品標識的惟一性,也不適用EAN13碼。
目前國際上較為流行的就是采用EAN儲運單元碼,EAN系列儲運單元碼是獨立的 運輸包裝的唯一識別標準。當商品從一個 運輸包裝分包成另一個不同的包裝時,可由EAN儲運單元碼標識。例如在發貨通知中,可標識出標準的或非標準的包裝箱內的貨物信息,較好地提高貨物發送、 運輸、接收的速度和準確性。

同時為解決藥品屬性多,難以用普通條碼表達的困難。因此引入了EAN.UCC應用標識符(Application Identifier-AI)標準。在條碼前和條碼中的給定位置加入規定位數的應用標識,用以表示藥品的包裝、商品編碼、數量、效期、批號信息。一個完整的藥品信息由此應運而生了。在整個物流過程中可以用此來唯一標識一個固定包裝的貨物。

使用物流條碼來標識物流過程藥品之后所帶來的裨益是顯而易見的。條碼作為數據的載體,提供了一種新的數據采集技術,它有著準確性高、輸入速度快、投入少、靈活實用的特點。那么具體表現在收貨驗證、入庫上架、貨物拆零、倉庫盤點、出庫揀選等作業的條碼化數據采集。尤其在使用先進的無線數據采集終端后,更能對現場作業起到指導、調度和作業管理的作用。由此來提高作業效率,保證準確。

條碼的效用就是企業信息系統的潤滑劑,促進信息流暢通無阻的流動。同時為企業內管理信息系統及時提供準確的數據,使得管理系統發揮最高的效能,在此基礎上做出的決策才能真正對企業起到支持作用。這完全體現出條碼技術快和準的特點。

我們發現,在醫藥物流系統中,使用條碼將很好的促進本企業的物流管理和物流信息的采集。但是我們的企業并不是孤立于社會,而是整個供應鏈中的一部分,甚至是相當關鍵的部分。同時,物流條碼也是伴隨著藥品經歷整個物流過程,既然條碼存在,就要充分利用。醫藥物流公司同時扮演著醫藥供應商的角色,供應商是個相對的概念,物流信息是在醫藥公司的供應商、醫藥公司、醫藥公司的用戶之間共享。醫藥公司在這個物流供應鏈中具有雙重身份,它既是客戶又是供貨方。作為客戶,它應讓供貨方共享它的庫存數據和銷售信息;作為供應商,它也要了解醫療機構等客戶的庫存、銷售情況,主動為它們提供建議性的訂單。這樣,可以降低供貨成本,提高供貨速度和準確性,降低庫存水平,還可以提高產品的可獲得性,從而為客戶提供最佳服務,由此可以讓整個物流鏈上的資源得到高度的協調管理。那么依靠什么使物流信息在整個醫藥供應鏈中共享呢?答案就是:EDI。

EDI就是按照協議的結構格式,將標準的經濟信息,經過電子數據通信網絡,在 商業伙伴的電子計算機系統之間進行交換和自動處理。單從這個定義上我們就能一目了然地看出EDI的功能可以以電子文件代替書面文件,以打印單據代替手寫單據。然而這只是對EDI的粗淺認識,實際上,EDI是用電子數據輸入代替人工數據錄入,以電子數據交換代替人工數據交換的方法,最終用來消除處理的延遲和數據的重新錄入。隨之帶來的就是信息流將先于物流到達。

當整個醫藥供應鏈中有兩家或兩家以上的企業,彼此同意使用EDI作業,并互換協議書(或使用同一種協議書);定義今后進行EDI作業所使用的文件類別及其形式;確定使用何種通訊方式進行EDI的數據交換業務后,EDI也就隨之構成了。各種信息的共享,包括訂單、發貨單、出庫單、收貨單、驗收單、等等單據中的各種信息都將在這些使用EDI作業的企業中共享。

把涉及物流的條碼和涉及信息流的EDI相結合,其綜合效益便一目了然了。

在發貨端,掃描藥品物流條碼,按照各個訂單分揀,可改善訂單的處理,提高準確度和發貨速度,并生成準確的電子發貨通知報文。在收貨端,掃描藥品物流條碼和訂貨單編號,幫助客戶處理收貨和管理,并將收到的貨與訂單核對。電子發貨通知報文可使客戶事前知道來貨與訂單是否相符。
掃描發貨、收貨和退貨的藥品物流條碼,可使參與貿易的各方得以更正庫存。在一個自動補庫系統內,ERP或MIS系統將掃描數據在每天固定時間匯總并以EDI銷售數據報告的形式送出,啟動次日的訂貨和供貨。同時反饋各種銷售數據,掌握各個下線的銷售情況,產生應收賬款,督促回款。

質量管理標準的出現使得醫藥物流管理必須符合GSP(藥品經營質量管理規范)。這就要求醫藥企業必須實現一體化、自動化、 信息化的現代管理。其內容包括:提高進銷存各環節的作業效率,規范進銷存各環節作業流程并生成相應的數據、票據和報表,庫存管理完全支持SFDA頒布的GSP業務操作流程。此時的庫存管理應為質檢倉庫管理,它由質檢、庫存、配送等幾部分組成,可以完成藥品的驗收、入庫、抽樣檢驗、不合格藥品報廢、養護、出庫 運輸、藥品質量跟蹤以及登記儀器設備、計量工具等工作,還能實時、準確地記錄各環節的數據,打印必需的票據。另外,質檢倉庫管理能隨時產生各種匯總信息供用戶查詢,如驗收登記情況、養護檢查情況、商品在庫量、盤點報表、銷售登記本等,并可將查詢信息導出到其他文件或打印。還能根據驗收記錄、銷售記錄等歷史信息進行實時分析,如業務人員工作量統計、各種商品的庫存變化曲線、銷售曲線,以及周轉率信息,為企業領導決策時提供參考信息。

雖然EDI輔以條碼能夠很好的降低物流成本,建立完善的物流和銷售信息體系,使得物流數據和銷售數據共享,有效控制串貨,和防止應收賬款居高不下。也可以滿足GSP的各種規定,對產品進行跟蹤。但是其中也不乏有諸多技術難題。

首先,藥品條碼的標準化是困擾物流配送的一個最大難題。目前有65%至70%的藥品都沒有條形碼。這大大影響了物流作業速度。與大宗量批發性質的三五百件的集件要貨的不同之處, 零售 藥店的物流配送頻次比較大,但單品的配送量又小,這就大大增加了配送的難度。比如配送1000個品種,每個門店只需要2盒,這就意味著,在一分鐘之內必須到貨架上把這1000個品種各揀選出2盒。此時,這個揀選環節對條碼的要求非常高。沒有辦法,只好采取自制條碼。這就大大增加了貼條碼的工作量。到底由誰在這個供應鏈體系中承擔這部分工作目前尚沒有明確的說法,由于需要添加設備,且有固定持續的投入,所以在沒有強制性規定之前哪方面都不愿意投入。

其次,采用哪種碼制以及條碼的編碼規則遲遲沒有統一,致使行業內企業各行其是,各企業之間只要不是上下游的關系就會形成技術壁壘,屆時誰都不愿意讓步,無法協調。

再次,為提高作業效率,物流中心一般根據藥品的出貨量對藥品進行ABC分類。由于國家對這一塊還沒有放開,企業只好按照現行分類標準進行操作,但這大大影響了物流的周轉速度,而且也增加了信息系統的工作量。

總之,醫藥物流的建設任重而道遠。
 

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